Làm sao để ngăn khách lạ vào phòng Zoom của bạn?

LÀM SAO ĐỂ NGĂN KHÁCH LẠ VÀO PHÒNG ZOOM CỦA BẠN

Zoom hiện nay là một phần mềm giúp cho các đơn vị, cá nhân có thể dễ dàng kết nối hơn. Các đơn vị có thể triển khai họp trực tuyến, làm việc trực tuyến, đào tạo và học tập kết nối tới từng cá nhân vô cùng hiệu quả. Để làm việc Zoom sẽ tạo ra một phòng riêng, mỗi phòng sẽ có một mã để mọi người cùng tham gia vào. Tuy nhiêu đã có nhiều trường hợp có thể do vô tình hoặc cố ý, những vị khách "không mời mà đến" lại tham gia vào đúng buổi làm việc của bạn sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều đến cuộc trao đổi: an ninh, an toàn, quấy rối... Vậy làm như nào để chúng ta có thể ngăn chặn được điều đó? Hãy cùng Nhất Nam đi tìm hiểu giải pháp đó nhé:

>> Xem thêm: Phần mềm Zoom là gì?

1/ Quản lý màn hình chia sẻ:

Bạn không muốn những người ngẫu nhiên trong sự kiện công khai (Phòng Zoom) của bạn kiểm soát màn hình và chia sẻ nội dung không mong muốn với nhóm. Bạn có thể hạn chế điều này - trước cuộc họp và trong cuộc họp trên thanh điều khiển máy chủ - để bạn là người duy nhất có thể chia sẻ màn hình.

Để ngăn người tham gia chia sẻ màn hình trong khi gọi, bằng cách sử dụng các điều khiển máy chủ lưu trữ ở dưới cùng, nhấp vào mũi tên bên cạnh “Share Screen” rồi chuyển đến “Advanced Sharing Options”. Trong phần "Who can share?" chọn “Only Host” và đóng cửa sổ. Hãy sử dụng nó khi bạn là chủ phòng.

Bạn cũng có thể chuyển đổi các đặc quyền chia sẻ dưới biểu tượng Bảo mật trong cửa sổ của mình hoặc thay đổi tùy chọn chia sẻ mặc định trong cài đặt phòng zoom của bạn.

2/ Quản lý những người tham gia của bạn

- Chỉ cho phép người dùng đã đăng nhập tham gia: Nếu ai đó cố gắng tham gia sự kiện của bạn và không đăng nhập vào Zoom bằng email mà họ đã được mời, họ sẽ nhận được thông báo có nội dung “Cuộc họp này chỉ dành cho những người tham dự được ủy quyền”. Điều này rất hữu ích nếu bạn muốn kiểm soát danh sách khách mời của mình và chỉ mời những người bạn muốn tại sự kiện của mình - ví dụ: các sinh viên khác ở trường hoặc đồng nghiệp của bạn.

- Khóa cuộc họp: Đó là tính năng bạn kích hoạt chức năng khóa phòng họp, ngay cả khi bạn đang ở trong phòng. Khi bạn khóa phòng Zoom đã bắt đầu, không người tham gia mới nào có thể tham gia, ngay cả khi họ có ID và mật khẩu cuộc họp. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng Bảo mật ở cuối cửa sổ Thu phóng của bạn. Trong cửa sổ bật lên, hãy nhấp vào nút có nội dung Khóa cuộc họp.

- Thiết lập xác thực hai yếu tố của riêng bạn: Bạn không cần phải chia sẻ liên kết cuộc họp thực tế! Tạo ID cuộc họp ngẫu nhiên khi lên lịch sự kiện của bạn và yêu cầu mật khẩu để tham gia. Bạn có thể chia sẻ những chi tiết này một cách riêng tư với những người tham dự tương ứng.

- Xóa những người tham gia không mong muốn hoặc gây rối: Bạn có thể xóa ai đó khỏi cuộc họp của mình bằng cách sử dụng Biểu tượng bảo mật hoặc menu Người tham gia. Trên menu Người tham gia, bạn có thể di chuột qua tên của người tham gia và một số tùy chọn sẽ xuất hiện, bao gồm Xóa. Nhấp vào đó để đuổi ai đó ra khỏi cuộc họp.

- Cho phép những người đã xóa tham gia lại: Khi bạn xóa ai đó, họ không thể tham gia lại cuộc họp. Nhưng bạn có thể chuyển đổi cài đặt của mình để cho phép những người đã bị xóa tham gia lại, trong trường hợp bạn khởi động nhầm người.

- Tắt video: Chủ phòng có thể tắt video của ai đó. Điều này sẽ cho phép máy chủ chặn các cử chỉ không mong muốn, gây mất tập trung hoặc không phù hợp trên video.

- Tắt tiếng người tham gia: Máy chủ có thể tắt tiếng / bật tiếng từng người tham gia hoặc tất cả họ cùng một lúc. Máy chủ có thể chặn tiếng ồn không mong muốn, gây mất tập trung hoặc không thích hợp từ những người tham gia khác. Bạn cũng có thể bật “Tắt tiếng khi nhập cuộc” - “Mute Upon Entry” trong cài đặt của mình để tránh ồn ào trong các cuộc họp lớn.

- Tạm dừng hoạt động của người tham gia: Chủ phòng và người đồng tổ chức cuộc họp có thể tạm dừng cuộc họp để xóa và báo cáo một bên vi phạm cũng như ngăn chặn sự gián đoạn tiếp theo. Nhấp vào biểu tượng Bảo mật và chọn “Tạm dừng Hoạt động của Người tham gia” - “Suspend Participant Activities” để tạm dừng tất cả video, âm thanh, trò chuyện trong cuộc họp, chú thích, chia sẻ màn hình, ghi âm và kết thúc Phòng đột phá. Bạn có thể tiếp tục cuộc họp bằng cách bật lại các tính năng riêng lẻ.

- Tắt truyền tệp: Truyền tệp trong cuộc họp cho phép mọi người chia sẻ tệp thông qua trò chuyện trong cuộc họp. Tắt tùy chọn này để giúp cuộc trò chuyện không bị tấn công bởi các bức ảnh, GIF, meme và nội dung khác không được yêu cầu.

- Tắt chú thích: Bạn và những người tham dự của bạn có thể vẽ và đánh dấu nội dung cùng nhau bằng cách sử dụng chú thích trong khi chia sẻ màn hình. Bạn có thể tắt tính năng chú thích trong cài đặt Zoom của mình để ngăn mọi người viết trên tất cả các màn hình.

- Tắt trò chuyện riêng tư: Zoom có ​​trò chuyện trong cuộc họp, mà những người tham gia có thể sử dụng để nhắn tin riêng cho toàn bộ nhóm hoặc cho nhau. Bạn có thể hạn chế khả năng trò chuyện giữa những người tham gia với nhau trong khi sự kiện của bạn đang diễn ra và hạn chế sự phân tâm. Nhấp vào “Chat” trong điều khiển cuộc họp, sau đó ở cuối cửa sổ Zoom Group Chat trong cuộc họp, hãy nhấp vào dấu ba chấm. Từ đó, bạn có thể bật các tùy chọn về người có thể trò chuyện với ai trong cuộc họp của bạn.

- Báo cáo người dùng: Máy chủ lưu trữ có thể báo cáo người dùng với nhóm Tin cậy & An toàn của Zoom, nhóm này sẽ xem xét mọi hành vi lạm dụng nền tảng tiềm ẩn và thực hiện hành động thích hợp. Tìm tùy chọn này trong biểu tượng Bảo mật của chúng tôi, nơi bạn có thể đính kèm ảnh chụp màn hình và các tài liệu khác nếu cần.

3/ Thử tính năng phòng chờ

Phòng chờ là một tính năng quan trọng để đảm bảo tính bảo mật của phòng Zoom. Giống như âm thanh, Phòng chờ là một khu vực dàn dựng ảo ngăn khách của bạn tham gia cho đến khi bạn sẵn sàng để họ tham gia. 

Người tổ chức cuộc họp có thể tùy chỉnh cài đặt Phòng chờ để có thêm quyền kiểm soát và bạn thậm chí có thể cá nhân hóa thông báo mà mọi người nhìn thấy khi họ đến Phòng chờ để họ biết mình đang ở đúng chỗ. Thông báo này thực sự là một nơi tuyệt vời để đăng bất kỳ quy tắc / nguyên tắc nào cho sự kiện của bạn, chẳng hạn như sự kiện dành cho ai.

>> Xem thêm: Thiết bị hội nghị truyền hình phù hợp với phần mềm Zoom

=> Mọi thắc mắc về thông tin sản phẩm hoặc có nhu cầu tư vấn về thiết kế phòng họp, khách hàng có thể liên hệ với Công ty Nhất Nam qua HOTLINE: 0989 66 97 98 (Hà Nội) hoặc 0904 97 68 72 (Hồ Chí Minh). Chúng tôi luôn sẵn sàng phục vụ!