CÁC BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG HỌP TRỰC TUYẾN

Phòng họp trực tuyến hiện nay đang là một mô hình làm việc cần phải có ở các doanh nghiệp. Với việc xây dựng phòng họp trực tuyến người dùng có thể dễ dàng kết nối với đồng nghiệp, đối tác dù ở bất kỳ đâu trong và ngoài nước.

Tuy nhiên khi bắt đầu xây dựng phòng họp trực tuyến thì có nhiều đơn vị đều gặp các khó khăn không biết phải bắt đầu từ đâu. Do vậy hôm nay Nhất Nam sẽ giúp khách hàng các bước để có thể xây dựng phòng họp trực tuyến một cách dễ dàng và hiệu quả nhất:

 

A. Các thiết để xây dựng một phòng họp trực tuyến

 

1. Thiết bị camera họp trực tuyến

Tùy theo nhu cầu, quy mô của mỗi đơn vị bạn có thể lựa chọn từng loai riêng thiết bị họp trực tuyến khác nhau. Hiện nay các thiết bị họp trực tuyến có thể chỉ bao gồm camera hội nghị (Bạn có thể cần mua thêm loa và micro để truyền tải âm thanh nếu cần thêm) hoặc các bộ thiết bị họp trực tuyến đã được tích hợp cả camera, micro và loa sẽ tiết giảm chi phí hơn, việc lựa chọn sản phẩm sẽ phụ thuộc vào diện tích phòng họp trực tuyến và số người tham gia vào phiên họp.

 

2. Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng tốc độ cao. Để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

 

- Với giải pháp đầu cuối

Đường truyền phải đạt ít nhất 1-8 Mbps để cho ra độ phân giải full HD và 4K, hiện nay vơ công nghệ viễn thông đang phát triển, khách hàng hoàn toàn yên tâm với các gói internet tốc độ từ 30-80Mbps, sẽ đáp ứng cho khối lượng tham gia tới hàng trăm điểm cầu họp trực tuyến tại 1 thời điểm.

 

- Với giải pháp đa điểm cho phòng họp trực tuyến 

Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.

Bạn có thể tham khảo setup mô hình họp trực tuyến sau:

Thêm vào đó thiết bị họp trực tuyến còn được dùng qua Skype và Skype for Business...

3. Màn hình hiển thị: 

Màn hình giúp hiển thị hình ảnh các điểm cầu và nội dung chia sẻ. Bạn có thể sử dụng ti vi, màn chiếu… tùy theo nhu cầu của mỗi phòng họp.

 

 

4. Một số thiết bị hỗ trợ:

Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích cỡ phòng họp trực tuyến mà cần trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: micro đại biểu, chủ tọa, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ.

B. Giá thiết bị họp trực tuyến

 

Chi phí luôn là vấn đề mà người dùng quan tâm nhất. Giá thiết bị phòng họp trực tuyến phụ thuộc vào các yếu tố sau:

–  Số điểm cầu: tùy theo số điểm cầu mà sẽ lựa chọn thiết bị phù hợp.

–  Thương hiệu: hiện nay có nhiều thương hiệu uy tín lâu đời trong lĩnh vực họp trực tuyến như Polycom (POLY), TEZAG, Minrray,… Vì vậy giá thành thiết bị các hãng này cũng tương đối cao. Tuy nhiên vẫn có những giải pháp phù hợp ngân sách cho các công ty vừa và nhỏ. Bạn có thể tham khảo các dòng sản phẩm đến từ hãng AVer. Đây được đánh giá là thương hiệu cung cấp những sản phẩm với công nghệ hiện đại không thua kém các hãng khác mà lại sở hữu mức giá có thể nói là tốt nhất trên thị trường.

 

 

C. Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt

 

Bước 1: Khảo sát nhu cầu phòng họp của khách hàng

Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng mô hình phù hợp. Có hai mô hình chính là site to site (mô hình chỉ kết nối hai điểm) và Multisites (mô hình kết nối từ 3 điểm trở lên).

 

Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư

Xác định được ngân sách sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp nhanh chóng và lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.

 

Bước 3: Khảo sát phòng họp

–    Xác định số lượng người tham dự:

Có thể chia ra các mức độ như sau:

• Cá nhân: Đây có thể là giám đốc, trưởng phòng tham gia hội họp hoặc giáo sư giảng dạy từ xa… Giải pháp tối ưu tiết kiệm chi phí nhất là sử dụng phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng, cài các ứng dụng cloud hoặc app chuyên dụng để tham gia cuộc họp.
• Nhóm dưới 10 người: Có thể là một nhóm người tham gia họp giao ban giữa văn phòng chính và chi nhánh. Trong trường hợp này ta sẽ đầu tư thiết bị phần cứng chuyên dụng.
• Nhóm trên 20 người: Trường hợp này nên chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có độ phân giải cao, khả năng  quay quét toàn cảnh, zoom cận cảnh rõ nét những người tham dự… Có thể gắn nhiều camera để quay ở những góc độ/vị trí khác nhau.
• Nhóm trên 100 người: Trường hợp này nên chọn các thiết bị phòng họp trực tuyến cao cấp có các thiết bị tích hợp từ hiển thị, âm thanh, công nghệ cảm ứng, công nghệ tự động, thiết bị trình chiếu trực quan... đáp ứng cho các nhu cầu cao cấp của các hội nghị trong nước và quốc tế.

–    Chất lượng nội thất phòng họp cũng cần quan tâm tới một số yếu tố: độ sáng, độ vang, vọng khi nói chuyện, khả năng cách âm từ bên ngoài, loại trần, tường, loại bàn ghế… cần được thiết kế phù hợp với tiêu chuẩn hình ảnh, mâ thanh phòng họp.

Bước 4: Lựa chọn thiết bị

Khi có các thông tin cơ bản về nhu cầu như trên, Nhất Nam VN sẽ hỗ trợ tư vấn lựa chọn, cách thiết lập phòng họp phù hợp nhất với doanh nghiệp.

 

Bước 5: Lên giải pháp - Tư vấn

 

Bước 6: Xây dựng mô hình 2D

 

Bước 7: Demo - Trải nghiệm thiết bị/ giải pháp thực tế

 

Bước 8: Tiến hành lắp đặt

 

Một số mẫu phòng họp Nhất Nam đã triển khai:

 

 

 

 

 

Nhất Nam VN xin hân hạnh được phục vụ quý khách hàng với các ưu đãi sau: - Miễn phí dùng thử sản phẩm chính hãng 100%   - Miễn phí tư vấn thiết kế và xây dựng phòng họp trực tuyến theo phong cách riêng  - Miễn phí dịch vụ bảo trì cho các khách hàng tiềm năng  - Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 trong quá trình sử dụng

 

Công ty Nhất Nam VN chuyên phân phối thiết bị của Tezag, Vissonic, Polycom và nhiều hãng nổi tiếng khác tại Việt Nam, cùng với dịch vụ hỗ trợ tận tình, giúp quý Khách hàng yên tâm trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm.

HOTLINE CSKH: 0969 57 61 61 (Hà Nội) .