NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI XÂY DỰNG PHÒNG HỌP TRỰC TUYẾN

NHỮNG LƯU Ý QUAN TRỌNG KHI XÂY DỰNG PHÒNG HỌP TRỰC TUYẾN

Khi bắt đầu xây dựng phòng họp trực tuyến nhiều đơn vị, cá nhân sẽ thường gặp phải các khó khăn như không biết xây dựng từ đâu, chi phí khoảng bao nhiêu, việc lắp đặt và sử dụng có khó khăn hay không...

Hôm nay Nhất Nam sẽ chỉ sẽ một số những lưu ý quan trọng khi bắt đầu xây dựng phòng họp trực tuyến giúp khách hàng có thể lựa chọn được giải pháp/ thiết bị phù hợp với mình:

1. Xác định ngân sách đầu tư

Việc xác định ngân sách đầu tư ban đầu sẽ liên quan đến nhiều yếu tố khi bạn xây dựng phòng họp trực tuyến.

- Lên giải pháp: Với mỗi giải pháp khác nhau thì mức chi phí cũng không giống nhau. Nếu phòng họp của bạn dưới 10 người bạn có thể đơn giản sử dụng 01 thiết bị camera, hoặc có thể sử dụng thêm micro đa hướng. Nhưng nếu phòng phòng họp của bạn trên 20 người bạn cần tính lên phương án sử dụng dòng camera lớn hơn và sử dụng mic cổ ngỗng...

- Lựa chọn thiết bị: Trên thị trường hiện nay có rất nhiều dòng camera họp trực tuyến, loa, mic, thiết bị trình chiếu khác nhau. Mỗi dòng sẽ có những ưu nhược điểm, chi phí khác nhau. Nên việc cân nhắc lựa chọn theo ngân sách ban đầu cũng sẽ rất quan trọng.

Một số dòng thiết bị camera họp trực tuyến tiêu biểu trên thị trường được nhiều đơn vị lựa chọn: Aver, Minrray, Polycom, Logitech...

2. Lưu ý về đường truyền mạng cho thiết bị họp trực tuyến

Trong họp trực tuyến đường truyền mạng là một yếu tố không thể thiếu. 

Đường truyền internet tại mỗi điểm sẽ phụ thuộc vào tổng số điểm cầu kết nối cùng lúc và nhu cầu chia sẽ dữ liệu (share content).

Công thức tính băng thông cho các điểm cầu như sau:

- Tại điểm nhánh với cuộc gọi HD là 1Mbps + chia sẻ dữ liệu 1 Mbps = 2 Mbps

- Tại điểm trung tâm = Tổng băng thông các điểm nhánh x 1.5 (Header gói tin).

3. Lưu ý về xây dựng nội thất cho phòng họp trực tuyến

Việc lựa chọn nội thất là một yếu tố quan trọng sẽ tạo nên một cái điểm nhấn riêng ở mỗi đơn vị. Việc lựa chọn nội thất ban đầu hoặc thay đổi sẽ tạo cho không gian phòng sang trọng hơn, chuyên nghiệp hơn.

Trang thiết bị nội thất phòng họp nên có rèm nếu phòng họp có nhiều cửa sổ, nội thất nên có thiết kế đơn giản, hài hòa, sẽ giúp mang đến cảm giác thoải mái hơn cho người tham gia hội họp.

Bàn họp có thể sử dụng nhiều loại bàn khác nhau, tuy nhiên bàn oval hoặc bàn bán nguyệt sẽ giúp camera lấy hình toàn bộ người tham dự tốt hơn.

Trường hợp bạn đã có phòng hợp sẵn hoặc muốn sử dụng nội thất theo yêu cầu của riêng bạn thì nên nhờ sự hỗ trợ tư vấn của đơn vụ cung cấp thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp để được tư vấn cách bố trí thiết bị tối ưu nhất theo nhu cầu sử dụng.

4. Thiết kế ánh sáng cho phòng họp trực tuyến

Dù là không gian làm việc hay không gian phòng họp, việc thiết kế ánh sáng sẽ mang đến sự thoải mái trong việc trao đổi, bầu không khí trong phòng họp

Về ánh sáng cho phòng họp trực tuyến thì ánh sáng cần được bố trí phù hợp tại những vị trí thích hợp để vừa tạo sự thoải mái trong quá trình sử dụng, vừa giúp kích thích tốt hơn tư duy sáng tạo của người tham dự.

Bên cạnh đó, để hình ảnh giữa các điểm cầu được hiển thị rõ ràng và đẹp hơn thì nên kết hợp sử dụng ánh sáng vàng và ánh sáng trắng hoặc ứng dụng các giải pháp chiếu sáng thông minh để việc bố trí ánh sáng tối ưu nhất.

5. Lựa chọn đơn vị uy tín trước khi bắt đầu

Nếu bạn là người lần đầu tiên xây dựng phòng họp trực tuyến hoặc không thường xuyên thì việc tham khảo các ý kiến của các đơn vị uy tín là vô cùng cần thiết.

Tìm đơn vị uy tín sẽ giúp bạn trong công việc: tìm ra thiết bị phù hợp với ngân sách, nguồn gốc thiết bị an toàn và chính thống, hỗ trợ lắp đặt và quá trình sau bán...