5 Cách giúp buổi họp trực tuyến hiệu quả

Họp trực tuyến, làm việc trực tuyến hiện đã trở thành một hình thức kết nối quan trọng của các doanh nghiệp. Và thời điểm đại dịch Covid-19 bùng phát là minh chứng rõ ràng cho điều đó, khi hầu hết mọi người không thể ra khỏi nhà và gặp mặt.

Cùng với đó hình thức kết nối trực tuyến đã giúp cho các cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều khoản thời gian và chi phí. Hôm nay, Nhất Nam VN xin gợi ý cho bạn 5 cách giúp buổi họp trực tuyến hiệu quả mà hầu hết ai cũng có thể làm được:

1. Kiểm tra lại thiết bị và đường truyền mạng khi chuẩn bị họp

Đừng đợi đến vài phút trước khi cuộc họp rồi mới đăng nhập, mà bạn cần kiểm tra các thiết bị trước đó khoảng 10 – 15 phút để có thể kịp thời phát hiện những lỗi có thể xảy ra.

Với các thiết bị hỗ trợ họp trực tuyến như camera, loa, mic bạn cần kiểm tra xem khi kết nối thiết bị có lên hình không, mic và loa có nhận và phát âm thanh bình thường. Đặc biệt là khi bạn kết nối với các phần mềm họp trực tuyến như zoom, skype, microsoft...

2. Chuẩn bị kế hoạch và nội dung cuộc họp

Để giúp cho buổi họp thuận lợi, chuyên nghiệp bạn cần xây dựng các nội dung trình chiếu và thử trình chiếu trước khi vào họp. Nếu bạn là host (người chủ trì), hãy đảm bảo an toàn cho cuộc họp, tìm hiểu các nền tảng họp trực tuyến để đưa ra sự lựa chọn phù hợp nhất cho cuộc họp của công ty mình. Đây cũng là dịp các nhà lãnh đạo thể hiện tài quản lý, khả năng lắng nghe và giao tiếp với nhân viên trong cuộc họp hiệu quả hơn.

3. Đảm bảo an toàn vào bảo mật cho cuộc họp

Nền tảng trực tuyến là nền tảng cũng sẽ chứa những rủi ro nhất định vì vậy việc chủ động bảo vệ thông tin là việc luôn cần thiết. Nếu sử dụng các phần mềm như Zoom, Microsoft team bạn nên nâng cấp lên bản trả phí, đặt mật khẩu cho các phòng họp, kiểm duyệt thành viên. Từ đó sẽ đảm bảo được nội dung chia sẻ trong các buổi họp.

Ngoài ra, nếu không muốn sử dụng phần mềm các đơn vị có thể bằng phần cứng (họp qua địa chỉ IP). Đây là hình thức họp có tính bảo mật rất cao, các tổ chức có thể hoàn toàn yên tâm trong quá trình sử dụng. Các sản phẩm này sẽ phù hợp hơn với các tổ chức, do chi phí cao nên sẽ không phù hợp với các cá nhân.

4. Đảm bảo không gian yên tĩnh trong phòng họp

Nên chọn một địa điểm thật yên tĩnh để tham gia vào cuộc họp và làm việc, vì ở nơi yên tĩnh giúp bạn dễ dàng tập trung và theo dõi cuộc họp hơn, đồng thời có thể thoải mái trình bày ý kiến, quan điểm của mình.

Nếu ở nơi quá ồn ào, tạp âm sẽ khiến bạn không thể tập trung vào cuộc họp, không chỉ vậy, chúng còn ảnh hưởng đến những người tham gia buổi họp vì âm thanh xung quanh sẽ bị thu vào, gây nhiễu.

5. Tắt mic khi không cần nói chuyện

Họp trực tuyến dễ dàng triển khai trên quy mô lớn, hỗ trợ chia sẻ nội dung và mọi người sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, bởi vậy bạn nên tắt micro khi không cần nói chuyện và theo dõi buổi họp xuyên suốt để tránh ảnh hưởng đến mọi người khi đang họp.

Nếu để micro của bạn hoạt động trong khi không cần thiết, những tạp âm xung quanh bạn sẽ gây khó chịu cho những người tham gia cuộc họp.