Phòng họp không giấy là gì ? Ưu, nhược điểm của phòng họp không giấy ?

 

Trong môi trường doanh nghiệp năng động ngày nay, không gian làm việc phải đáp ứng những nhu cầu kinh doanh khắt khe. Biến một phòng họp bình thường trở thành phòng họp thông minh bằng cách tích hợp thêm các giải pháp công nghệ nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu dễ sử dụng, linh hoạt và thông minh để nâng cao trải nghiệm người dùng và hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh như tiết kiệm năng lượng và sử dụng phòng hiệu quả. Phòng họp không giấy chính là giải pháp giúp doanh nghiệp, tổ chức xây dựng phòng họp hiệu quả chuyên nghiệp nhất hiện nay.

Vậy cùng Nhất Nam tìm hiểu về mô hình phòng họp không giấy và ưu nhược điểm của phòng họp không giấy.

 

Phòng họp không giấy là gì?

 

1. Phòng họp không giấy là gì?

 

Phòng họp không giấy là giải pháp xây dựng phòng họp hiện đại cùng với xu hướng công nghệ 4.0 gồm hệ thống các thiết bị thông minh giúp giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp.

 

2. Chức năng của phòng họp không giấy giấy:

 

2.1 Nhiều tính năng hỗ trợ tối đa cho người họp trong các cuộc họp.

 

- Ứng dụng giao việc tức thời - nhắc việc thông minh, ứng dụng này sẽ là một “thư ký riêng” hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chính xác. Không chỉ tối ưu các tính năng so với những phần mềm tiền nhiệm đang có trên thiết bị điện thoại, máy tính, ứng dụng còn được nâng cấp bằng việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.

- Chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý.

- Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu. Những tài liệu mật hoặc hạn chế người xem sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì tài liệu mới hiện lên.

- Trong suốt cuộc họp, khi cần phát biểu, người họp có thể bấm vào mục đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại, người chủ trì có thể nắm được số lần phát biểu của từng người, cũng như biết được những người ít đóng góp ý kiến hoặc không bao giờ phát biểu.

- Ngoài ra, ứng dụng còn có tính năng lấy ý kiến và biểu quyết. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết.

 

2.2 Khả năng chia sẻ cao

 

Một tính năng khai thác thông tin khác phục vụ người họp là tính năng trao đổi riêng tư hoặc chat nhóm để có sự trợ giúp từ những đơn vị khác.

Khi có nguồn tư liệu hay, đại biểu có thể chia sẻ tài liệu lên mục dùng chung của cuộc họp để mọi người cùng tham khảo.

Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì sẽ hiển thị những người có mặt theo vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, giúp điểm danh thành viên dự họp, biết được chính xác từng người có mặt vào lúc nào.

 

 

3. Ưu điểm của phòng họp không giấy:

 

- Tiết kiệm chi phí, thời gian chuẩn bị, in ấn, sắp xếp giấy tờ, nâng cao hiệu quả hội họp. 

- Rút gọn tối đa số văn bản, giấy tờ tại các cuộc họp. Bạn không còn phải đối mặt với mớ giấy tờ lộn xộn và thất vọng rằng bạn không thể tìm nội dung cần thiết.

- Mang đến trải nghiệm thú vị với trải nghiệm trực quan sinh động trực tiếp trên màn hình chính.  Chỉ cần một thao tác chạm vào màn hình là toàn bộ tư liệu bày ra trước mắt.

- Quản lý công việc hiệu quả, cập nhật thông tin kịp thời, báo cáo đầy đủ chính xác. Chỉ cần một thao tác, toàn bộ tư liệu có thể được chuyển đi.

- Tạo không gian làm việc sang trọng gây ấn tượng với đối tác.

 

4. Nhược điểm của phòng họp không giấy:

 

- Chi phí đầu tư cao.

- Chưa được ứng dụng rộng rãi, giải pháp này mới được áp dụng tại các khối cơ quan Nhà Nước.

 

>> Xem thêm: Truyền hình tương tác là gì?

 

Để được tư vấn giải pháp nhanh nhất vui lòng liên hệ 0989 66 97 98- 0904 97 68 72 hoặc gửi thư về địa chỉ email info@nhatnamvn.com