[Hỏi Đáp] Top 5 các ứng dụng họp trực tuyến hiện nay mà doanh nghiệp cần biết

Họp trực tuyến đang phát triển nhanh và mạnh mẽ hơn bao giờ hết hơn trong thời đại công nghệ 4.0 này. Các ứng dụng họp trực tuyến trở nên phong phú hơn, tính năng đa dạng đáp ứng nhu cầu họp mọi lúc mọi nơi của doanh nghiệp. Bài viết sau đây,South Telecom xin giới thiệu TOP 5 các ứng dụng họp trực tuyến hiện nay để các doanh nghiệp có sự lựa chọn riêng cho mình.

Tìm hiểu top 5 ứng dụng họp trực tuyến tốt nhất hiện nay

Mục lục [hiện]

Vì sao nên sử dụng các ứng dụng họp trực tuyến?

Với việc các ứng dụng công nghệ phát triển nhanh chóng như hiện nay, hội nghị trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức lớn hay nhỏ nào. Bạn không phải lo lắng khi làm việc ở bất cứ đâu: ở nước ngoài, đi công tác... mà lại có cuộc họp quan trọng sắp diễn ra ở công ty, việc họp luôn có thể sắp xếp dễ dàng và nhanh chóng nhất!
Tất nhiên họp trực tuyến có rất nhiều ưu điểm để doanh nghiệp có thể cân nhắc thay đổi phương pháp họp truyền thống của mình.

1. Giúp mọi người dễ dàng tham dự buổi họp

Đây là điểm cộng phải kể đến đầu tiên của việc sử dụng ứng dụng họp trực tuyến. Bạn có thể làm ở bất cứ đâu và đang cầm trên tay thiết bị nào cũng có thể dễ dàng tham gia cuộc họp ngay lập tức chỉ với vài thao tác đơn giản. Cuộc họp trở nên linh hoạt và tiết kiệm thời gian hơn bao giờ hết! 

Họp trực tuyến giúp mọi người dễ dàng tham dự dù ở vị trí địa lý khác nhau

2. Tổ chức cuộc họp diễn ra nhanh chóng, đúng thời gian

Họp online thông qua những ứng dụng trực tuyến đảm bảo được thông tin được báo đến đúng thành viên, đúng thời gian theo lịch trình sẵn có.

Ứng dụng họp trực tuyến giúp chủ động trong việc lên lịch họp trong tương lai

3. Có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu, video thuyết trình đồng thời

Điều này đối với việc họp truyền thống như ngày trước quả thực khá khó khăn. Nhưng đối với những ứng dụng họp trực tuyến, mọi tài liệu, video liên quan đến buổi họp có thể chia sẻ dễ dàng, giúp cho những người tham dự hiểu sâu sát tất cả những vấn đề trong buổi họp cần truyền tải

Ứng dụng họp trực tuyến giúp mọi người dễ dàng chia sẻ màn hình, tài liệu cho những người tham dự

4. Tiết kiệm chi phí hậu cần

Tổ chức họp truyền thống thường khá tốn chi phí hậu cần như nước uống, in ấn tài liệu liên quan, chi phí đi lại, rủi ro bệnh trong mùa dịch Corona... Nên với việc họp trực tuyến, mọi thứ trở sẽ trở nên giản đơn hơn nhiều, chỉ cần nơi họp có kết nối với internet, bài toán khó này sẽ được giải quyết ngay.

Tổ chức họp trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí hậu cần, phát sinh

5. Góp phần bảo vệ môi trường

Lợi ích thứ 5 xem chừng có vẻ không liên quan? Tuy nhiên, thực tế khi chúng ngồi trong phòng làm việc và không cần phải đi ra ngoài để gặp gỡ khách hàng, họp giao ban , đồng nghĩa rằng chúng ta sẽ không sử dụng các phương tiện giao thông để đi lại, góp phần giảm thiểu lượng CO2. Điều này vừa giúp tiết kiệm nhiên liệu và đóng góp vào việc bảo vệ môi trường 

Họp trực tuyến góp phần bảo vệ môi trường

Top 5 các ứng dụng họp trực tuyến đang hot nhất hiện nay

Hiện nay trên thị trường các ứng dụng họp trực tuyến rất đa dạng. Dưới dây là TOP 5 các ứng dụng họp trực tuyến đang hot nhất hiện nay.

1. Zoom Cloud Meeting

Hàng TOP xếp  đầu tiên phải được kể đến ngay đó chính là Zoom Cloud Meeting - ứng dụng với hơn 170.000 tổ chức đã và đang sử dụng. Zoom Cloud Meeting thực sự là một ứng dụng lý tưởng cho những người hay đi công tác hoặc thường xuyên di chuyển. Zoom có cả bản miễn phí và trả phí. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp đều hướng tới sử dụng bản trả phí vì có thêm nhiều tính năng ưu việt hơn bản miễn phí và chi phí cũng rất thấp.

Tham khảo thêm tính năng và chi phí của phần mềm zoom cloud meeting tại đây

a. Ưu điểm của Zoom

• Chất lượng cuộc gọi ổn định, chia sẻ màn hình với độ nét cao
• Hỗ trợ đa nền tảng, thiết bị sử dụng
• Có thể lưu trữ và tìm kiếm lại những cuộc họp, thông tin quan trọng
• Thao tác và cài đặt dễ dàng với sự hỗ trợ từ South Telecom cùng chi phí cực kỳ hợp lý

b. Nhược điểm của Zoom

Một số ý kiến cho rằng sử dụng Zoom Cloud Meeting có thể gặp vấn đề về bộ đệm nếu nó được sử dụng với hệ điều hành cũ hơn.

2. Skype

Đứng trong hàng TOP không thể không thiếu cái tên cũng khá quen thuộc tại Việt Nam – Skype.

Đây cũng là một ứng dụng phổ biến trên toàn thế giới, được ra đời và phát triển từ năm 2003. Với bản miễn phí của Skype chúng ta chỉ được sử dụng tối đa các cuộc gọi truyền hình là 100h/ tháng, 10h/ngày và 4h/ ngày. Tuy nhiên phiên bản này chỉ phù hợp với cá nhân hoặc các nhóm nhỏ. Nếu muốn nâng cấp lên mức hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp, chúng ta cần sử dụng phiên bản skype for business trả phí.

 

a. Ưu điểm của Skype for business

• Có thể dễ dàng tích hợp với các chương trình Microsoft Office
• Bảo mật chặt chẽ, quy mô họp có thể lên đến 250 người

b. Nhược điểm của Skype for business

• Chất lượng hình ảnh không khác biệt gì so với những ứng dụng khác. Về chất lượng cuộc gọi Skype sử dụng bộ codec SILK do skype tự phát triển. Hình ảnh sử dụng chuẩn mã hóa mở VP8 do google phát triển và H.264.
• Dù đã là bản Business nhưng doanh nghiệp vẫn cần phải nâng cấp một số phần để có một chất lượng họp ổn định

3. Google Hangout Meet

Google Hangout không còn quá xa lạ với những người dùng gmail vì nó là tính năng và sản phẩm đi kèm của Google. Để có thể sử dụng được Google Hangout thì người dùng chỉ cần có tài gmail là có thể sử dụng được.
Google Hangout vốn có nhiều hạn chế như chạy trên trình duyệt PC kém hay chỉ có thể kết nối tối đa 5 người cho chất lượng cuộc gọi. Do đó, Google phát triển thêm công cụ Google Hangouts Meet để đáp ứng nhu cầu cho doanh nghiệp.

a. Ưu điểm của Google Hangout Meet

• Phục vụ được cho nhiều người họp một lúc. 
• Chất lượng đường dây được duy trì và không có tình trạng gián đoạn.
• Nằm trong nền tảng G-suite nên dễ dàng sử dụng dữ liệu từ ứng dụng khác.
• Dễ dàng lên kế hoạch cho các cuộc họp và thiết lập thông tin sự kiện theo yêu cầu

b. Nhược điểm của Google Hangout Meet

• Các thiết bị phần cứng cần tuân theo các tiêu chuẩn SIP và H.323.
• Google Hangout tại Việt Nam chưa được biết đến nhiều và chưa có nhiều công cụ hay đội ngũ hỗ trợ tích hợp sản phẩm này với doanh nghiệp.

4. Lifesize

Lifesize là một hãng công nghệ có xuất xứ từ Mỹ, có nhiệm vụ chuyên cung cấp đến cho doanh nghiệp các giải pháp thiết bị nhằm phục vụ nhu cầu họp trực tuyến từ xa của các cá nhân hay doanh nghiệp giúp gia tăng sự kết nối, truyền đạt thông tin và khả năng tương tác, trao đổi giữa các cá nhân trong cuộc họp bằng các thiết bị chân thực và sinh động nhất.

a. Ưu điểm của Lifesize

• Có đầy đủ thiết bị phần cứng trong gói sản phẩm
• Hình ảnh sắc nét rõ ràng, cùng với ấm thanh trung thực, chân thực mang đến chất lượng cuộc họp tối ưu nhất.
• Lifesize cũng giúp tích hợp được đầy đủ những tính năng như: Chia sẻ dữ liệu cùng một lúc, lưu trữ dữ liệu dễ dàng.

b. Nhược điểm của Lifesize

• Chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống khá cao
• Không có bản dùng thử miễn phí giới hạn tính năng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần phải đăng ký và trả tiền trước khi muốn sử dụng.

5. Gotomeeting

GoToMeeting là dịch vụ hội nghị truyền hình qua web độc lập được cung cấp bởi LogMeIn. Sản phẩm có thể sử dụng được trên nhiều nền tảng

a. Ưu điểm của Gotomeeting

• Người dùng có thể tổ chức các cuộc họp lên đến 1000 người tham dự
• Có thể dễ dàng ghi lại và chia sẻ cuộc họp sau
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu trong thời gian thực

b. Nhược điểm của gotomeeting

• Người dùng cần có kết nối internet nhanh và không có lỗi để nền tảng hoạt động. 

Trên đây là Top 5 các ứng dụng họp trực tuyến tốt hiện nay. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ có những lựa chọn phù hợp cho mình. Nếu cần tư vấn hoặc muốn trải nghiệm giải pháp họp trực tuyến chất lượng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nhất