Lắp đặt hội nghị trực tuyến, bạn đừng bỏ qua những điều này!

Khi lắp đặt thiết bị hội nghị trực tuyến thì để cho thiết bị hoạt động tốt thì cũng cần có những lưu ý nhất định. Tiến hành đúng những điều này, nó có thể vừa hiệu quả và hữu hiệu, thậm chí còn hơn cả các cuộc họp gặp gỡ trực tiếp.

Sau đây là 6 điều rất quan trọng khi lắp đặt để đảm bảo cho bạn những cuộc họp trực tuyến tiến hành trơn tru, đảm bảo chất lượng và thu hút được sự chú ý của những người tham gia:

1. Vị trí camera

Vị trí vật lý camera sẽ ảnh hưởng đến những gì mà người dùng ở đầu xa có thể nhìn thấy. Tùy thuộc vào số lượng người và diện tích phòng họp mà bố trí camera với khoảng cách phù hợp đến vị trí người tham gia. Khoảng cách bình thường là từ 2-3 feet (0,6 – 0,9 m), sẽ hiển thị hình ảnh người tham gia hội nghị rõ ràng nhất (Ví dụ: 3 người, khoảng cách camera đến người tham dự là  3 x 0,6m = 1,8m). Điều này sẽ đảm bảo tất cả người tham dự nằm trong góc view của camera và camera sẽ thu được hình ảnh của tất cả người tham dự cuộc họp.

Trong trường hợp muốn cáp camera dài hơn có thể sử dụng giải pháp chuyển đổi HDMI, cho phép sử dụng cáp HDMI để kết nối camera đến đầu codec.

2. Kiểm tra âm thanh

Trong một cuộc họp qua hội nghị trực tuyến, âm thanh cũng không kém phần quan trọng, việc thiết lập các mức độ âm thanh thích hợp sẽ làm giảm tiếng vọng, âm thanh phản hồi và các tạp âm. Nên kiểm tra mức độ âm thanh trước khi cuộc họp diễn ra, để đảm bảo với mức độ nói bình thường âm thanh có thể truyền qua đầu bên kia được rõ ràng.

3. Ánh sáng trong phòng họp

Ánh sáng phù hợp sẽ đảm bảo đầu xa nhìn thấy hình ảnh rõ và không nhìn thấy bóng của bạn. Thiết kế phòng họp với ánh sáng đúng, đủ từ trên cao và ở phía trước người tham gia. Khi tiến hành một phiên hội nghị trực tuyến, bất kỳ thay đổi độ sáng của môi trường hoặc màu sắc sẽ tác động đến hình ảnh camera. Cần cố gắng tránh các nguồn sáng trực tiếp vào camera như:

- Cửa sổ/ánh sáng trực tiếp: Cửa sổ cần được gắng thêm rèm, màn…Camera chiếu thẳng vào cửa sổ hoặc nguồn sáng trực tiếp sẽ gây ra hình ảnh với nền sáng và cảnh tối

- Bóng/gương mặt: Bất kỳ bề mặt bóng loáng hoặc mặt kính sẽ ảnh hưởng đến khả năng hiển thị của camera. Tùy thuộc vào ánh sáng phản xạ từ bề mặt, mà có thể tác động không mong muốn.

4. Phông Nền/bối cảnh phòng họp

Tiến hành một cuộc hội nghị trước một phông nền/hay bối cảnh phòng họp lộn xộn có thể gây phiền nhiễu trong cuộc họp. Trong một buổi hội nghị trực tuyến, điều quan trọng là duy trì sự tập trung vào những người tham gia và phông nền cần được bố trí đơn giản càng tốt

Màu sắc của quần áo của người tham dự cũng có thể ảnh hưởng đến cuộc hội nghị truyền hình. Cần chú ý mặc trang phục nền nã, trang nhã. Với một số cuộc họp lớn có người chủ tọa, người thuyết trình và phát biểu chính cần ăn mặc nổi bật để camera có thể nhận diện, focus, và tự động quay theo khi di chuyển.

5. Kiểm tra kết nối

Thực hiện một kết nối thử nghiệm trước khi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo tất cả các thành phần được thực hiện đúng cách. Kiểm tra tình trạng kết nối và kiểm tra đường truyền đảm bảo rằng không bị mất gói tin trong buổi hội nghị trực tuyến. Điều này cũng sẽ giúp xác định và chuẩn đoán được những vấn đề bất ngờ có thể xảy ra trong một cuộc hội nghị truyền hình.

6. Sự chuẩn bị

Cuối cùng, để có được một cuộc hội nghị trực tuyến đạt được hiệu quả cao nhất cần phải chuẩn bị và thực hành trước

a/ Kết nối thử với đầu xa: nhập địa chỉ IP của đầu xa vào danh bạ sẽ giúp làm giảm thời gian quay số trong những lần sau. Đặt tên cho các điểm đầu xa dễ nhận biết, điều đó sẽ làm giảm bớt sự nhầm lẫn trong các cuộc họp đa điểm, có nhiều điểm họp cùng lúc.

b/ Tải lên các dữ liệu có kế hoạch sẽ trình chiếu trong cuộc họp để chắc chắn rằng đó là nội dung đúng cần trình bày. Mở sẵn tài liệu để có thể truy cập dễ dàng.

c/ Kết nối các điểm và kiểm tra thử để đảm bảo mội thứ diễn ra theo đúng kế hoạch

Bằng cách hiểu được những mấu chốt khi triển khai lắp đặt của hội nghị trực tuyến, đi cùng với những chỉ dẫn đơn giản và có ích trên, bạn hoàn toàn có thể tự lắp đặt và tổ chức những buổi họp trực tuyến hiệu quả và thành công.

Để được tư vấn và hỗ trợ, xin vui lòng liên hệ hotline 0989.66.97.98 hoặc để lại thông tin liên hệ, hệ thống chăm sóc khách hàng sẽ gọi lại cho quý khách.