5 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG HỌP TƯƠNG TÁC CHO DOANH NGHIỆP

 

Phòng họp tương tác – bộ mặt của công ty, nơi tiếp đón khách hàng/đối tác ngày càng trở nên cần thiết trong các doanh nghiệp hiện nay. Công ty Nhất nam xin gửi …. 5 bước đơn giản để tạo nên không gian chuyên nghiệp và đẳng cấp cho công ty, nhằm thu hút và tạo ấn tượng cho Đối tác, khách hàng của mình:

 

-           Xây dựng tác phong làm việc mới của cán bộ nhân viên

-           Tạo điểm nhấn ấn tượng trong mắt đối tác – khách hàng

-           Người quản trị không cần có mặt tại phòng họp

-           Phù hợp với nội thất, không gian của từng doanh nghiệp

 

 

Bước 1: XÁC ĐỊNH NHU CẦU CỦA DOANH NGHIỆP

 

Đây là bước quan trọng đầu tiên mà doanh nghiệp cần chú ý tới. Doanh nghiệp cần xác định:

 

- Số lượng các địa điểm cần họp cùng lúc (Số điểm cầu): Doanh nghiệp cần xác định có bao nhiêu điểm họp cần kết nối lại với nhau. Số lượng điểm họp là điều quan trọng đầu tiên quyết định đến các việc lựa chọn thiết bị, đường truyền,… ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc.

- Nhu cầu mở rộng trong tương lai: Doanh nghiệp cũng cần chú ý đến sự cần thiết mở rộng thêm các địa điểm họp, để xây dựng, lựa chọn phương án có tính dự trù, tiết kiệm trong tương lai

- Mức độ trang trọng của các cuộc họp: Nếu doanh nghiệp cần họp bàn với các đối tác quan trọng, nên sử dụng các thiết bị chất lượng cao cấp, đường truyền ổn định để đảm bảo chất lượng cuộc họp hoàn hảo.

- Nhu cầu họp trong nước hay ngoài nước

 

Bước 2: XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH ĐẦU TƯ

 

Ngân sách đầu tư là yếu tố quan trọng góp phần giúp doanh nghiệp xác định nên sử dụng giải pháp phần cứng hay phần mềm:

 

- Với ngân sách thấp: doanh nghiệp có thể tham khảo các giải pháp phần mềm – họp với laptop, pc và phần mềm thứ ba, với chi phí đầu tư rẻ, nhỏ gọn, có tính di dộng cao, nhưng chất lượng hình ảnh khá thấp, lại phụ thuộc nhiều vào server, đường truyền quốc tế thường không ổn định, dẫn đến tình trạng cuộc họp hay xảy ra sự cố.

- Với ngân sách trung bình: doanh nghiệp có thể lựa chọn các giải pháp phần cứng, với chất lượng hình ảnh và độ ổn định cao

- Với ngân sách cao: doanh nghiệp nên tham khảo giải pháp phần cứng chất lượng cao với các tính năng chuyên nghiệp, bảo mật, ổn định cao.

 

Bước 3: KHẢO SÁT PHÒNG HỌP

 

Dựa vào các yếu tố sau đây, các cán bộ có chuyên môn, kỹ thuật để xây dựng giải pháp, lựa chọn thiết bị phù hợp nhất với điều kiện và nhu cầu của doanh nghiệp

- Xác định số người tham dự

- Xác định diện tích phòng họp

- Xác định chất lượng cuộc họp: độ sáng, khả năng cách âm, trần, trường, bàn ghế,…

- Cơ sở hạ tầng, hệ thống

- Mạng, internet, hệ thống truyền dẫn interet

- Địa điểm triển khai

- Nội thất phòng họp: bàn ghế, tường vách, trần,…

- Chất lượng cuộc họp: khả năng cách âm, độ sáng,…

 

Bước 4: LỰA CHỌN THIẾT BỊ VÀ TRIỂN KHAI 

 

Các yếu tố giúp doanh nghiệp có thể lựa chọn các thiết bị cho phòng họp tương tác:

- Tính năng chuyên dụng của sản phẩm: có đáp ứng được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

- Thương hiệu của sản phẩm: Thương hiệu có tiếng trong ngành, được nhiều doanh nghiệp khác tin dùng

- Chọn lựa nhà cung cấp: Nên lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai từ 3-5 năm trở lên, các doanh nghiệp cũng nên tham khảo một số thông tin về các dự án đã triển khai, để làm thông tin tham khảo cho doanh nghiệp mình.

- Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu các đơn vị cung cấp demo thử nghiệm thiết bị trên phòng họp, để đảm bảo các thiết bị phù hợp nhất với mình.

Triển khai:

- Các cán bộ kỹ thuật có trình độ, chuyên môn để tìm hiểu về sản phẩm

- Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp và mức độ đáp ứng của hệ thống

- Lên kế hoạch triển khai, giám sát quá trình triển khai

 

Như vậy, chỉ với 5 bước cơ bản trên, doanh nghiệp đã có thể xây dựng được một phòng họp trực tuyến giúp tiết kiệm chi phí, thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.

Quý khách vui lòng liên hệ theo hotline 0989 66 97 98 – 0904 97 68 72 hoặc điền thông tin vào form dưới đây  để được tư vấn miễn phí và nhận được những ưu đãi từ Nhất Nam